Menu
Cześć!
Jeszcze niedawno w opisie na moim koncie na LinkedInie można było przeczytać: “Na co dzień jestem specjalistką do spraw szkoleń i rozwoju, często molem książkowym a zawsze – ciekawska”. 😉
Teraz zobaczycie głównie informacje o mojej usłudze, którą oferuję w ramach własnego biznesu – mianowicie pomagam przygotować się osobom występującym publicznie.
Opowiem Wam o jednej i o drugiej specyfice mojej pracy.
Od ponad 5 lat pracuję w firmie z branży IT. Zaczynałam jako Scrum Master, potem Project Portfolio Officer by ostatecznie zadomowić się w strukturach HRu. 🙂
Byłam pierwszą osobą zatrudnioną (z rekrutacji wewnętrznej) na stanowisko i do działu, którego wcześniej w tej firmie nie było – do Działu Szkoleń i Rozwoju.
Miałam pełne ręce roboty i dużo zapału, aby z jednej strony rozruszać a z drugiej – zbudować spójne podejście do szkoleń i rozwoju pracowników.
Zadań było tak dużo, że najpierw do pomocy zrekrutowałam dwie stażystki (które z nami zostały), potem doszła Team Liderka, by aktualnie zespół liczył łącznie 8 osób. 🙂
Teraz mamy swoje specjalizacje. Moją jest dbanie o projekt Akademii Wiedzy, którego celem jest wspieranie i umożliwianie pracownikom okazji do wewnętrznego dzielenia się wiedzą. Głównie organizuję wewnętrzne webinary, na których pracownicy m.in dzielą się zdobytym doświadczeniem, rozwiązaniami pozwalającymi efektywniej pracować a także najnowszymi trendami np. w programowaniu.
Oprócz tego, że zajmuję się organizacją i komunikacją takich wydarzeń to moim głównym zadaniem jest wsparcie prelegenta w przygotowaniu jego wystąpienia.
Bardzo lubię to co robię i jestem w tym dobra, dlatego po pracy “na etacie” zajmuję się tym samym – już w ramach własnej działalności 🙂 Czyli przygotowuję (głównie) przedsiębiorców oraz specjalistów IT do udanych wystąpień online. Pomagam im zaprezentować swoją wiedzę, produkty i usługi w najlepszy sposób.
Oprócz tego lubię spać oraz jestem typową sową, czyli jak przystało na nocnego marka, jestem aktywna do późnej nocy (np. do 3 nad ranem), zaś rano przypominam hybrydę “grupmy cat” z nieogarem. 😉
Lubię czytać książki – zwłaszcza kryminały oraz fantastykę (te w konwencji magii i miecza najbardziej), lecz i typowym “romansidłem” nie pogardzę 😉
Pozatym relaksuję się grając w gry:
Wcześniej pracując w Dziale Szkoleń i Rozwoju zajmowałam się działaniami operacyjnymi, teraz zaś opiekuję się jednym projektem, więc opiszę obie te perspektywy oddzielnie.
Aby uprościć sprawę będę używała słowa “szkolenie”, przy czym jednocześnie daję znać, że po tym słowem kryją się różne formy np. szkolenie, kurs, certyfikacja, warsztaty itp.
A. Praca operacyjna.
Opiera się głównie na 3 punktach wyjściowych
Przy 1 trzeba zebrać pracowników, którzy jeszcze nie uczestniczyli w danym szkoleniu lub którym wygasła data ważności poprzedniego.
Przy 2 trzeba aktywnie poszukać chętne osoby (spełniające wymagane kryteria), ogłosić nabór chętnych na szkolenie lub odezwać się pracowników wskazanych przez przełożonych.
Przy 3 pracownik zazwyczaj zgłasza się sam lub w jego sprawie zgłasza się przełożony.
Następnym krokiem jest weryfikacja czy mamy już jakąś konkretną ofertę szkoleniową i czy jest ona konkurencyjna czy dopiero musimy poszukać kto zrealizuje naszą potrzebę.
Trzeba również wziąć pod uwagę czy mamy jasno sprecyzowaną potrzebę i wiemy, jakie szkolenie musimy znaleźć czy potrzebujemy zebrać więcej informacji i doprecyzować temat. Dochodzi do tego oczywiście aspekt liczebności – czy szkolenie ma być dla 1 osoby czy dla 50.
Często realizacja szkolenia zaczyna się od “research’u” czyli poszukiwania w internecie różnych szkoleń i firm szkoleniowych. Następnie od kontaktu z nimi w celu ustalenia indywidualnych potrzeb oraz porównanie ofert pomiędzy sobą.
Bierzemy w tym pod uwagę m.in. zakres tematyczny szkolenia, czas trwania, formę, materiały, koszty, liczebność grupy, miejsce realizacji, koszt.
Zebrane i podsumowane przez nas oferty najczęściej przedstawiamy osobie/osobom decyzyjnym i po wybraniu jednej oferty przechodzimy do dalszych etapów realizacji. Negocjujemy i doprecyzowujemy ustalenia oraz warunki wykonanej usługi.
Dbamy o zawarcie i podpisanie umów szkoleniowych (często jest to więcej niż jedna umowa). W tym samy czasie zbieramy imienne listy uczestników a następnie wysyłamy do nich informacje organizacyjne.
W zależności czy szkolenie odbywa się zdalnie czy stacjonarnie dbamy o techniczne kwestie (np. rezerwujemy salę, dbamy o jej odpowiednie wyposażenie).
W dniu szkolenia sprawdzamy listę obecności. Przygotowujemy ankietę ewaluacyjną, by wysłać ją do uczestników po szkoleniu.
Podsumowujemy zebrany feedbacki i przekazujemy go zarówno wewnątrz firmy do zainteresowanych osób jak i do firmy szkoleniowej.
Zbieramy faktury oraz przekazujemy je do działu księgowego. Robimy ostateczne rozliczenie wydanych środków.
Zbieramy i archiwizujemy uzyskane certyfikaty.
W zależności od sytuacji proces może zawierać kolejne kroki np. jakiś pracownik zachorował i nie będzie mógł wziąć udziału w szkoleniu więc trzeba na jego miejsce znaleźć zastępstwo.
Ponadto:
Specyfika pracy operacyjnej polega na tym, że z jednej strony poszczególne kroki realizacji różnych szkoleń są takie same, zaś z drugiej strony, że praktycznie nie ma dwóch takich samych sytuacji. Zawsze występują zmienne, które sprawiają, że każde zadanie jest wyjątkowe lub może nas czymś zaskoczyć.
Nie musisz znać się na np. na programowaniu w konkretnym języku, żeby znaleźć i dobrze zorganizować szkolenie z tego zakresu. Jednocześnie nie bój się rozmawiać z ludźmi, dopytywać oraz samemu rozwijać w branży, w której pracujesz. Znajomość slangu branżowego będzie na pewno dużym ułatwieniem.
W firmie, w której pracuję mamy hybrydowy system pracy – możemy pracować z biura lub z domu. Sama najczęściej pracuję zdalnie.
B. Opiekunka projektu Akademii Wiedzy
W tym aspekcie porównuję moją pracę do pracy jubilera
Moją codziennością są spotkania
Oprócz tego:
Z mojej perspektywy bardzo ważna jest umiejętność organizacji i to szeroko rozumiana – umiejętność organizacji własnej pracy, organizacji czasu, organizacji przestrzeni oraz procesów.
Ważna jest także odpowiedzialność i sumienność. Umiejętność negocjacji będzie również dużym plusem. Jeśli jej nie masz, to bądź otwarty i chętny, aby się nauczyć.
To od Ciebie będzie przecież zależało ustalenie i dopilnowanie wszystkiego przy realizacji szkolenia np. dla 30 osób za “grubą” kasę.
Przydatna jest równie mocno umiejętność planowania, wczucia się w sytuację oraz przewidywania i radzenia sobie z potencjalnymi przeciwnościami losu czy zaskakującymi sytuacjami.
Dobre umiejętności komunikacyjne to kolejna istotna umiejętność. Tym bardziej, że komunikować będziesz się z różnymi odbiorcami – z przedstawicielami firm szkoleniowych, z pracownikami, z ich przełożonymi czy dyrektorami działów. Nie zapominając o komunikacji wewnątrz Twojego zespołu. Komunikacja będzie zarówno pisemna jak i ustna.
Jednocześnie będziesz weryfikować budżet, robić podliczenia i podsumowania – nie możesz być w tym nieuważny i chaotyczny.
Nie bój się pytać, bądź uprzejmy i dbaj o dobre relacje ze współpracownikami oraz biznesowe.
To, że w danym momencie nie zostanie wybrana oferta jakiejś firmy, to nie wykluczone, że przy kolejnym razie, to właśnie z nią zrealizujesz szkolenie.
Dlatego w trakcie wybierania oferty (czasami trwa to nawet kilka tygodni, gdzie dopytujesz o kolejne szczegóły) oraz po zapadnięciu decyzji zawsze odpisuj wszystkim firmom – niech mają świadomość co się dzieje.
Bądź słowny – jeśli obiecałeś, że wrócisz z jakąś informacją np. za dwa tygodnie a jeszcze nie ma decyzji (lub cokolwiek), to odezwij się, przeproś i poproś o cierpliwość.
Jednocześnie nie wdawaj się w zbyt szczegółowe wyjaśnienia np. firmy mają tendencję do dopytywania “a dlaczego nie wybrali Państwo naszą oferty, a dlaczego…”. Odpowiadaj kulturalnie, lecz nie dawaj sobie włazić na głowę 😉
Próbuj – każde szkolenie czegoś Cię nauczy. Wyciągaj z tego wnioski i lekcje.
Jeśli coś zawaliłeś – nie zrzucaj na innych, lecz “weź odpowiedzialność na klatę”.
Jeśli masz możliwość podpatruj i podpytuj osoby bardziej doświadczone – dzięki ich podpowiedziom możesz uniknąć błędów lub pokażą Ci perspektywę, o której sam byś nie pomyślał.
Zacznij rozwijać się z nami i zyskaj przewagę na rynku pracy – za darmo!
Pomóż innym postawić pierwsze kroki na drodze kariery
